GENERAL TERMS AND CONDITIONS
Article 1. Preliminary Provisions
These General Terms and Conditions shall apply with priority to all services rendered or to be rendered by Terroir – Wijnsafari BV (hereinafter: the “Service Provider”), as well as to its partners, directors, employees and any other persons cooperating with the Service Provider or for whom the Service Provider may be held liable, and to all domestic and international legal relationships arising in this context between the Service Provider and third parties. Any deviation from these Terms and Conditions shall only be valid if agreed upon in advance and in writing between the parties. The applicability of the Customer’s general terms and conditions, or any terms and conditions referred to in documents originating from the Customer, is hereby expressly excluded unless expressly agreed otherwise in writing between the parties.
By requesting services from the Service Provider, the Customer automatically accepts these General Terms and Conditions for both current and future services, subject to any amendments to these Terms and Conditions of which the Customer shall be duly informed.
In the event that the Customer is a foreign undertaking, whether established within or outside the European Union, such Customer irrevocably and expressly agrees, upon conclusion of the Agreement, that the contents of these General Terms and Conditions shall prevail in the contractual relationship between the parties.
The foreign Customer expressly acknowledges and agrees that it may not invoke the commercial customs, rules, or practices of its own jurisdiction. Belgian law shall instead govern all aspects of the contractual relationship between the parties.
Article 2. The Agreement
Services.
The Service Provider provides the following services to its Customers:
- Wine-culture experience concepts in Belgium (guided tours or walking experiences);
- Verhuur fietsen – eco-wagentjes - Vespa's
Formation of the Agreement
The Agreement shall be deemed concluded once the Customer accepts the rental agreement prepared by the Service Provider, whether orally or in writing and through any communication channel whatsoever. From the moment the Agreement is concluded, the applicable price shall be known to and deemed accepted by the Customer. The Customer expressly declares that he/she possesses the required skills and competence to use the rented property and further confirms compliance with all legal requirements applicable to such use.
Age – Driving Licence – Identification
The Customer shall determine the Driver. The Customer/Driver declares that he/she has reached the age of at least eighteen (18) years at the commencement of the Agreement, in accordance with insurance requirements. An exception applies where the tour is undertaken on foot or by bicycle.
Upon first request of the Service Provider, the Customer/Driver shall present a valid identity card. The electronic identity card (eID) may be used to verify identity, nationality, age and related information.
The Service Provider shall bear no liability for violations of applicable laws and regulations or any resulting fines, penalties, or costs, which shall remain entirely for the account of the Customer/Driver.
By taking possession of the rented property, the Customer/Driver declares that he/she is in possession of the legally required driving licence for the relevant vehicle.
Use
The Customer/Driver undertakes to use and maintain the rented property with due care and diligence as a prudent and reasonable person. Upon termination of the Agreement, the rented property shall be returned in the same condition in which it was received.
The Customer/Driver is prohibited from subletting, lending, or using the rented property for inappropriate purposes. During use of the vehicle, the Customer/Driver shall act appropriately and immediately notify the Service Provider, accompanying guide, or road captain of any technical issue using the contact details provided.
The Customer/Driver shall be responsible for complying with all applicable legal provisions in the country of rental.
Any fines, damages, or other consequences arising from non-compliance, including exceeding permitted transport standards, shall be borne entirely by the Customer/Driver. In the event of any accident, damage, destruction, or disappearance, the Customer/Driver shall immediately notify the Service Provider, and no later than the same day, provide a completed accident report form and/or official police report. The Service Provider shall not be liable for damage or defects caused by weather conditions.
The Customer/Driver acknowledges having been sufficiently informed regarding the operation and safety of the rented property. In the event of technical issues, the Service Provider shall make reasonable efforts to provide prompt assistance or a suitable solution. The relevant contact details shall be provided at the commencement of the rental period.
If the issue cannot be resolved remotely or by telephone, a technician shall be dispatched to the location of the vehicle. This roadside assistance service shall be provided free of charge, provided that the vehicle remains on the prescribed route.
If the lessee deviates from the prescribed route without the prior written approval of the lessor, the costs of the technician’s intervention shall be charged at a rate of EUR 25.00 per hour and EUR 1.00 per kilometre.
kilometer.
Driver.
The lessee shall determine the driver of the vehicle, unless otherwise agreed in writing and where a designated chauffeur is provided as part of the service. The lessee and the driver shall be jointly and severally liable for any damage caused to the vehicle. The lessee and the driver undertake to follow the designated route. Deviation from the prescribed route is not permitted, as such deviation may affect the applicable insurance coverage. Each vehicle may carry a maximum of six (6) persons (including children), subject to a maximum total weight of 500 kg. The driver shall comply at all times with all applicable traffic laws and regulations. Terroir – Wijnsafari BV shall not be held liable for any breaches of traffic laws committed by the lessee or the driver. The lessee shall be responsible for ensuring that the driver complies with all applicable traffic regulations. The lessee shall use the vehicle in a responsible manner, as the eco-cart is considered a motor vehicle and is subject to the traffic regulations applicable to passenger vehicles.
The consumption of alcohol by the driver is strictly prohibited and expressly discouraged by the Service Provider. Non-alcoholic beverages shall always be made available in order to ensure responsible participation.
deelnemen te waarborgen.
Reservations.
Reservations may only be made through the Service Provider’s website. The Customer/Driver shall complete all required steps of the online booking system. Following the selection of the preferred location and date, the system shall display the current availability. The reservation shall only be deemed completed upon payment of the full amount due. Following successful payment, the Customer/Driver shall receive a final confirmation by email. If the system indicates that no further reservations can be made, this means that no availability remains for the selected location and date. Reservations for the following day may be made until 6:00 p.m. (18:00) at the latest. Gift vouchers issued by the Service Provider may also be redeemed online by indicating during the payment process that the Customer/Driver is using a gift voucher.
The rental conditions shall apply exclusively to the Service Provider’s designated rental locations. The Service Provider’s vehicles are made available at fixed departure locations. Departure from any other location shall not be permitted.
The vehicles may be collected at the agreed time specified in the reservation and must be returned no later than within the agreed rental period of three (3) to four (4) hours, unless otherwise agreed in advance between the parties. In the event of late return without prior approval, the Service Provider reserves the right to charge an additional fee of EUR 100.00 for each commenced hour of delay.
Upon collection of the vehicle, the Customer/Driver shall allow for approximately thirty (30) minutes for administrative and financial processing, completion of the rental agreement, technical instructions, and an explanation of the route.
toelichting over de route.
The Service Provider guarantees that the vehicle shall be delivered in good condition and with all required equipment and accessories on the agreed date and at the agreed location. The Customer/Driver shall be obliged to inspect the condition of the vehicle upon collection and prior to departure. The vehicle must be returned in the same condition and at the same location as where it was received, unless otherwise agreed between the parties. Any damage to the vehicle and any loss of accessories shall be the sole responsibility of the Customer/Driver. No partial refund shall be granted in the event of early return of the vehicle. In the event that the vehicle is not returned, the Service Provider reserves the right to initiate legal proceedings.
For a reservation to be valid, payment of the full amount is required. Without full payment, the reservation shall not be considered final and vehicle availability cannot be guaranteed. The Service Provider shall bear no financial liability where a reservation is not confirmed in a timely manner due to the absence of full payment.
Schade, aansprakelijkheid en eigen-schadedekking
De Klant/Bestuurder is tijdens de huurperiode verantwoordelijk voor schade aan het gehuurde voertuig voor zover deze schade tijdens de huurperiode is ontstaan en aan de Klant/Bestuurder kan worden toegerekend. Normale slijtage en schade die reeds aanwezig was bij aanvang van de huurperiode worden niet aan de Klant/Bestuurder aangerekend.
Er wordt bij de huur van het voertuig geen waarborg gevraagd.
1. Vaststelling en vergoeding van schade
Bij schade aan het voertuig wordt de verschuldigde vergoeding als volgt bepaald:
- Kleine schade: Voor beperkte en duidelijk omschreven schade, waaronder bijvoorbeeld afgebroken spiegels, krassen en andere beperkte beschadigingen aan de carrosserie of onderdelen van het voertuig, wordt de vergoeding bepaald aan de hand van de vaste prijslijst van de Dienstverlener. Deze prijslijst wordt vóór het sluiten van de huurovereenkomst ter beschikking gesteld aan de Klant/Bestuurder en is tevens zichtbaar aan de kassa. De versie van de prijslijst die van toepassing is op het ogenblik van het sluiten van de huurovereenkomst, is van toepassing.
- Grote schade: Schade die niet voorkomt op de vaste prijslijst of die wegens haar aard of omvang niet als kleine schade kan worden beschouwd, wordt beoordeeld door de technisch verantwoordelijke van de Dienstverlener. Op basis van de aard en omvang van de vastgestelde schade wordt een gemotiveerde raming van de herstelkosten opgesteld. Deze raming wordt aan de Klant/Bestuurder meegedeeld. De Klant/Bestuurder behoudt het recht om de vaststelling of raming gemotiveerd te betwisten.
De Dienstverlener zal geen vergoeding aanrekenen die hoger is dan de daadwerkelijk geleden schade, behoudens eventuele andere uitdrukkelijk overeengekomen en wettelijk toegelaten kosten.
2. Controle bij teruggave
Bij de teruggave van het voertuig wordt de staat ervan gecontroleerd.
Deze controle gebeurt onder voorbehoud van verborgen of niet onmiddellijk waarneembare schade die redelijkerwijze niet tijdens de controle kon worden vastgesteld. Wanneer dergelijke schade nadien wordt vastgesteld en de Dienstverlener kan aantonen dat deze tijdens de huurperiode is ontstaan en aan de Klant/Bestuurder kan worden toegerekend, kan de overeenkomstige vergoeding alsnog worden aangerekend.
Eventuele verkeersboetes, retributies, heffingen of andere kosten die betrekking hebben op het gebruik van het voertuig tijdens de huurperiode blijven ten laste van de Klant/Bestuurder, voor zover deze wettelijk aan hem/haar kunnen worden toegerekend.
3. Diefstal, verdwijning en totaal verlies
In geval van diefstal, verdwijning of totaal verlies van het voertuig is de Klant/Bestuurder aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende schade voor zover deze volgens de huurovereenkomst en de toepasselijke wetgeving aan hem/haar kan worden toegerekend.
Wanneer het voertuig definitief verloren is en de Klant/Bestuurder hiervoor aansprakelijk is, kan de Dienstverlener de werkelijke economische waarde van het voertuig onmiddellijk vóór het schadegeval in rekening brengen, rekening houdend met onder meer de ouderdom, staat en gebruikswaarde van het voertuig en met eventuele vergoedingen die de Dienstverlener voor hetzelfde schadegeval van derden ontvangt.
4. Facultatieve eigen-schadedekking
De Klant/Bestuurder kan bij het sluiten van de huurovereenkomst kiezen voor de facultatieve eigen-schadedekking tegen betaling van € 50,00 per voertuig, bovenop de huurprijs. Deze vergoeding wordt niet terugbetaald wanneer zich tijdens de huurperiode geen gedekt schadegeval voordoet.
Wanneer de eigen-schadedekking werd afgesloten, neemt de Dienstverlener de kosten van gedekte schade aan het gehuurde voertuig ten laste overeenkomstig de voorwaarden en uitsluitingen van deze dekking.
De eigen-schadedekking geldt niet voor:
- diefstal, verdwijning of totaal verlies van het voertuig;
- schade die opzettelijk werd veroorzaakt;
- schade ontstaan door gebruik van het voertuig in strijd met de huurovereenkomst of de gebruiks- en veiligheidsvoorschriften;
- schade ontstaan terwijl het voertuig werd bestuurd door een niet-toegelaten bestuurder;
- schade waarvoor de Klant/Bestuurder wettelijk of contractueel geen beroep kan doen op de eigen-schadedekking wegens bedrog of een andere wettelijk toegelaten uitsluitingsgrond.
Wanneer de eigen-schadedekking van toepassing is, worden de gedekte herstelkosten niet aan de Klant/Bestuurder aangerekend.
Vergoedingen die de Dienstverlener voor hetzelfde schadegeval van een aansprakelijke derde of diens verzekeraar ontvangt, worden in mindering gebracht zodat dezelfde schade niet tweemaal wordt vergoed.
Amendments – Cancellation.
1. Wijzigingen aan een reservatie
Wijzigingen aan een reservatie, waaronder wijzigingen van het type voertuig, het aantal voertuigen of het aantal deelnemers, dienen zo snel mogelijk en schriftelijk per e-mail aan de Dienstverlener te worden aangevraagd.
Een wijziging is pas definitief na uitdrukkelijke bevestiging door de Dienstverlener en blijft steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid en, indien van toepassing, de voorwaarden van partners van de Dienstverlener.
Een wijziging van het type voertuig kan worden aangevraagd tot uiterlijk 12.00 uur op de kalenderdag voorafgaand aan de activiteit. Eventuele meerkosten als gevolg van een wijziging worden aan de Klant aangerekend en dienen uiterlijk bij aanvang van de activiteit te worden betaald.
Een vermindering van het aantal deelnemers of voertuigen geeft in principe geen recht op terugbetaling van een eventueel prijsverschil, tenzij de Dienstverlener schriftelijk anders bevestigt. Indien voor een activiteit een minimumaantal deelnemers, minimumafname of minimumprijs werd overeengekomen, blijft deze steeds van toepassing.
2. Goed-Weer-Garantie
Voor belevingstours die te voet of per fiets worden uitgevoerd, geniet de Klant van een Goed-Weer-Garantie.
Indien de Klant van oordeel is dat de weersomstandigheden te ongunstig zijn om de geboekte activiteit op een veilige en aangename manier uit te voeren, kan de Klant verzoeken de activiteit te verplaatsen. Het reeds betaalde bedrag wordt in dat geval omgezet in een waardebon ter waarde van het betaalde bedrag, die gedurende 12 maanden na de uitgiftedatum geldig is.
De Goed-Weer-Garantie geeft geen recht op een geldelijke terugbetaling.
Voor activiteiten met een eco-wagentje of ander voertuig dat volgens de Dienstverlener geschikt is om bij de betreffende weersomstandigheden te worden gebruikt, is de Goed-Weer-Garantie niet van toepassing, tenzij de Dienstverlener zelf beslist dat de activiteit om veiligheidsredenen niet kan doorgaan.
Indien een reservatie werd betaald met een cadeaubon van de Dienstverlener, kan de geldigheidsduur als gevolg van de Goed-Weer-Garantie nooit worden verlengd tot meer dan 12 maanden na de oorspronkelijke uitgiftedatum van die cadeaubon, tenzij de Dienstverlener schriftelijk anders bevestigt.
3. Algemene annulering door de Klant
Behoudens de hieronder vermelde specifieke annuleringsvoorwaarden voor Wijnsafari's, kan een Klant een reservatie meer dan 7 kalenderdagen vóór de geplande activiteit schriftelijk annuleren.
Het reeds betaalde bedrag wordt in dat geval niet in geld terugbetaald, maar omgezet in een waardebon ter waarde van het betaalde bedrag. Deze waardebon is geldig in hetzelfde jaar van de oorspronkelijke datum van de activiteit.
De waardebon kan aan derden worden overgedragen, maar is niet inwisselbaar voor geld.
Bij een annulering vanaf 7 kalenderdagen vóór de activiteit blijft het volledige boekingsbedrag verschuldigd en bestaat geen recht op terugbetaling of een waardebon, tenzij voor de betreffende activiteit uitdrukkelijk andere annuleringsvoorwaarden zijn bepaald.
Een annulering is uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk per e-mail aan de Dienstverlener wordt meegedeeld. De datum waarop de Dienstverlener de e-mail ontvangt, geldt als annuleringsdatum.
4. Specifieke annuleringsvoorwaarden voor Wijnsafari's
Voor boekingen van een Wijnsafari gelden, in afwijking van de overige annuleringsvoorwaarden, de volgende specifieke voorwaarden. Bij enige tegenstrijdigheid hebben deze specifieke voorwaarden voorrang op de algemene annuleringsvoorwaarden.
Annulering meer dan 7 kalenderdagen vóór de geplande activiteit:
Het reeds betaalde bedrag wordt niet in geld terugbetaald, maar volledig omgezet in een waardebon. Deze waardebon kan worden gebruikt voor een toekomstige boeking bij de Dienstverlener en is 12 maanden geldig vanaf de oorspronkelijke datum van de activiteit.
Annulering vanaf 7 kalenderdagen tot en met de kalenderdag vóór de geplande activiteit:
50% van het totale overeengekomen boekingsbedrag blijft verschuldigd. Indien het volledige boekingsbedrag reeds werd betaald, wordt 50% terugbetaald. Indien het bedrag nog niet of slechts gedeeltelijk werd betaald, blijft de Klant gehouden tot betaling van 50% van het totale boekingsbedrag.
Annulering op de dag van de activiteit of no-show:
Het volledige boekingsbedrag blijft verschuldigd. Er is geen recht op terugbetaling of een waardebon.
Een annulering is uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk per e-mail aan de Dienstverlener wordt meegedeeld. De datum waarop de Dienstverlener de e-mail ontvangt, geldt als annuleringsdatum.
Een vermindering van het aantal deelnemers wordt niet beschouwd als een gehele of gedeeltelijke annulering en geeft geen recht op vermindering van het overeengekomen boekingsbedrag of terugbetaling van een prijsverschil, tenzij de Dienstverlener schriftelijk anders bevestigt.
Indien voor de Wijnsafari een minimumaantal deelnemers of minimumprijs werd overeengekomen, blijft deze minimumafname of minimumprijs verschuldigd, ongeacht het uiteindelijke aantal deelnemers.
5. No-show
Wanneer de Klant zonder voorafgaande geldige annulering niet op de afgesproken datum en het afgesproken tijdstip aanwezig is, wordt dit beschouwd als een no-show.
Bij een no-show vervalt de reservatie en blijft het volledige overeengekomen boekingsbedrag verschuldigd. Reeds betaalde bedragen worden als annuleringskost ingehouden. De Klant heeft geen recht op terugbetaling, waardebon of verplaatsing van de reservatie.
Use of Personal Data
The Service Provider places great importance on the protection of the personal data of the Customer/Driver. The Service Provider undertakes not to sell or disclose any customer data to third parties, in accordance with applicable GDPR legislation. The Customer/Driver’s data shall be stored in secure databases, which are regularly subject to security audits. Upon final reservation (after payment), the Customer/Driver grants the Service Provider the right to use any photo and audiovisual material produced for any purpose, without requiring any further consent.
Article 3. Payments
Payment method
The full amount (100%) shall be paid in advance at the time of reservation. If a gift voucher is used, its value shall be deducted from the total amount due at the time of booking.
Any remaining balance, if applicable, must be paid before the reservation is considered final. The confirmation of the reservation shall always be sent by email.
In the event of same-day departure without prior reservation (last-minute booking), the total amount must be paid in full on site prior to departure, in a single transaction, in order to avoid administrative or financial errors. If an invoice is required, this must be indicated at the time of booking via the online reservation system by completing the invoicing details, including VAT number where applicable, and any relevant remarks in the “questions/comments” field. Invoices are always issued after the date of the ride and sent by email. An invoice may be requested up to a maximum of three (3) months after the rental period. Duplicate invoices that are less than one (1) year old may also be issued upon request. The Service Provider cannot be held liable for any incorrect submission of personal data by the Customer/Driver.
Article 4. Liability
Exclusion of liability
The Service Provider shall not be liable for the consequences of any fault attributable to itself or any of its employees, nor for any breach of the rules set out above by the Customer/Driver.
Any damage resulting from non-compliance with these rules, as well as with Belgian laws during the ride, shall in no event be recoverable from the Service Provider. Where multiple lessees are involved, they shall be jointly and severally liable for compliance with these terms and conditions. In the event of non-compliance with the terms by one or more lessees, joint and several liability shall apply between the lessees towards the lessor.
The Service Provider has insured the motor vehicles made available to the Customer/Driver against third-party civil liability. The Customer/Driver expressly acknowledges having taken note of the provisions of the insurance policy and undertakes to strictly comply with all conditions of the policy that are applicable to him/her.
Upon request, the Customer/Driver may receive a copy of the insurance policy. If the conduct or breach of contract by the Customer/Driver results in the suspension or cancellation of one or more risks or coverages under the insurance policy, the Customer/Driver undertakes to indemnify and hold the Service Provider harmless against all damages arising therefrom.
In the event of damage to or injury of third parties, any resulting costs may be claimed under the Service Provider’s third-party liability insurance.
However, in such case, a fixed deductible (excess) of EUR 750.00 shall always be charged to the Customer/Driver. This deductible is separate from the security deposit / Own Damage Insurance (ODI/VES).
In accordance with Belgian insurance legislation, costs related to personal injury suffered by the Customer/Driver, or any consequential costs arising therefrom, cannot be recovered under the Service Provider’s third-party liability insurance.
The Customer/Driver acknowledges and confirms being aware that, in relation to the rented vehicle, no insurance policies have been taken out other than those expressly stated.
Any additional insurance that the Customer/Driver may wish to obtain must be arranged independently and at their own expense.
The Customer/Driver undertakes to fully indemnify and hold harmless the Service Provider against any loss, theft, or intentional damage to the rented vehicle and its contents, as well as any loss, damage, claims, demands, costs, and expenses (including legal costs and attorney’s fees) arising out of or in connection with the use, operation, or condition of the rented vehicle, including defects whether or not discovered by either party.
This also includes any damage caused to third parties by the Customer/Driver or by any person appointed by the Customer/Driver, insofar as such damage is not covered by the third-party liability insurance or is not borne by the Service Provider’s insurer.
The Customer/Driver hereby expressly and irrevocably waives any right of recourse against the Service Provider, its employees, freelancers, and representatives, in respect of any errors or faults committed by them before, during, or after any activity in which the Service Provider is or was involved. This waiver of recourse applies both to damage suffered by the Customer/Driver themselves or by their appointees, as well as to damage caused to third parties by the Service Provider or its appointees and for which the Service Provider may be held liable. The Customer/Driver further undertakes to fully indemnify and hold the Service Provider harmless at all times against any claims brought by third parties against the Service Provider arising from facts, errors, or omissions attributable to the Service Provider, its employees, or representatives.
Article 5. Dispute Resolution
Complaints
Any complaint must be submitted in writing to the Service Provider’s address. In order to be eligible for processing, the complaint must be received within eight (8) days following the date of the ride. Complaints submitted after this period shall not be taken into consideration.
All disputes arising out of or in connection with this Agreement shall fall under the exclusive jurisdiction of the courts of the registered office of the Service Provider. The parties intend that this Agreement shall be governed, interpreted, and performed in accordance with Belgian domestic law. The Customer/Driver shall have the right to participate in the defence of any claim or action but shall not be entitled to bring any counterclaim that would reduce or offset the claim of the Service Provider. The Customer/Driver undertakes to reimburse the Service Provider for all costs and expenses (including reasonable legal fees and attorney’s fees) incurred by the Service Provider in enforcing its rights under this Agreement.
This clause is accepted as a jurisdiction clause by all parties, both in terms of subject-matter and territorial jurisdiction.
The performance of all services provided by the Service Provider, as well as all domestic and international legal relationships (including non-contractual relationships), shall be governed exclusively by Belgian law.
In the event of any disagreement between the parties regarding the performance or interpretation of the Agreement and/or the services, the parties shall first endeavour, in good faith, to reach an amicable settlement.
If the parties fail to reach an agreement within a reasonable period, the dispute shall be submitted to the competent courts. The courts of the judicial district of Limburg, Hasselt division, shall have exclusive jurisdiction to hear any disputes relating to the services provided.